Reducerea costurilor proceselor prin e-Procurement

Cum un mare producător de automobile și-a redus costurile proceselor prin e-Procurement de la RS…

Echipele responsabile de achiziții și inginerii întâmpină mai multe dificultăți în ceea ce privește mentenanța, reparațiile și operarea activelor și infrastructurilor organizației. Lanțul de aprovizionare pentru materialele indirecte este deosebit de complex, având în vedere numărul de actori implicați, fragmentarea bazei de furnizori și diversitatea produselor distribuite pe numeroase categorii. De asemenea, managementul de nivel superior exercită o presiune permanentă pentru optimizarea și reducerea costurilor.

În calitate de unul dintre cei mai importanți furnizori industriali, RS are o poziție privilegiată pentru a înțelege cerințele complexe ale clienților săi și pentru a sprijini organizațiile în optimizarea proceselor și realizarea de eficiențe în materie de costuri.

Un element important pentru organizații este faptul că valoarea costurilor asociate proceselor de achiziții indirecte poate ajunge la dublul valorii cheltuite pentru produsele achiziționate. De exemplu, dacă o organizație realizează achiziții de produse în valoare de 100.000 de dolari anual, aceasta poate înregistra costuri suplimentare de aproximativ 200.000 de dolari pentru gestionarea proceselor de achiziție, respectiv costuri administrative și operaționale («soft costs»).

Provocarea

Un exemplu privind modul în care RS a sprijinit o organizație în optimizarea procesului de achiziții indirecte este colaborarea cu unul dintre cei mai mari producători din industria auto. Având RS ca furnizor strategic pentru produse MRO (Maintenance, Repair and Operations – mentenanță, reparații și operațiuni), organizația trebuia să gestioneze un număr foarte mare de comenzi de valoare redusă, generate la nivelul întregii companii. Fiecare solicitare de achiziție necesita parcurgerea unui flux manual de aprobare și introducerea manuală a datelor în sistemul ERP local (Enterprise Resource Planning).

Această situație a condus la duplicarea activităților desfășurate de departamentul de achiziții, ceea ce a determinat creșterea timpilor de procesare și a costurilor aferente fiecărei comenzi. Orice comandă lansată în afara platformei proprii de eProcurement a companiei trebuia retransformată într-o comandă internă de achiziție și introdusă manual în sistem. Din cauza volumului ridicat de tranzacții gestionate într-o organizație de asemenea dimensiuni, acest proces a generat o sarcină suplimentară semnificativă pentru echipele de achiziții.

Prin urmare, există o valoare semnificativă în reducerea costurilor proceselor, mai degrabă decât în concentrarea exclusivă asupra prețului de achiziție.

În plus, clientul dorea să aibă o vizibilitate mai bună asupra cheltuielilor indirecte realizate prin intermediul furnizorilor principali de la care achiziționa în mod regulat, astfel încât să poată identifica mai ușor oportunități de reducere a costurilor și de creștere a eficienței. Prin urmare, compania dorea să integreze aceste sisteme în propriul său sistem de eProcurement.

Soluția

RS a fost ales ca unul dintre furnizorii incluși în prima fază de integrare a sistemelor de achiziții electronice de către producătorul auto. Decizia s-a bazat pe portofoliul larg de produse al RS, capabil să răspundă tuturor cerințelor clientului pe categorii de produse, precum și pe expertiza tehnică acumulată de RS în proiectele de implementare eProcurement.

Pentru a minimiza impactul asupra activității inginerilor și pentru a menține accesul la informații despre produse, date tehnice, imagini și disponibilitatea stocurilor, a fost implementată soluția PunchOut. Aceasta asigură o conexiune securizată între sistemul de eProcurement al clientului și platforma online RS. Prin intermediul PunchOut, utilizatorii finali ai producătorului auto pot iniția o comandă de achiziție (PO) în sistemul propriu, pot naviga pe platforma RS și pot selecta produsele necesare într-un coș de cumpărături, care este apoi retransmis automat către sistemul intern al companiei. Datele coșului completează automat comanda de achiziție cu toate informațiile solicitate, permițând transmiterea acesteia către RS pentru procesare după finalizarea fluxurilor interne de aprobare.

Rezultatul

Noul proces optimizat a contribuit la reducerea semnificativă a timpului de procesare a comenzilor, păstrând totodată independența utilizatorilor finali în realizarea propriilor achiziții. Astfel, echipele de achiziții și utilizatorii finali își pot aloca mai mult timp activităților strategice și cu valoare adăugată specifice rolurilor lor.

Costurile totale «soft» ale procesului au fost reduse de la 261.000 de dolari la 165.812 dolari – o economie de puțin peste 95.000 de dolari. Acest rezultat a fost obținut prin reducerea timpului de procesare a comenzilor de la o medie de 89 de minute la doar 56 de minute. Această reducere se defalcă astfel: doar 7 minute pentru emiterea unei comenzi (jumătate din timpul necesar anterior prin procesul pe suport de hârtie), 6 minute pentru obținerea aprobării (jumătate din durata procesului anterior) și eliminarea necesității de confirmare a prețului și disponibilității produsului datorită accesului instantaneu la aceste informații (ceea ce a eliminat 11 minute din procesul anterior). În plus, nu mai este necesară plata facturilor individuale în fiecare lună, RS furnizând un singur centralizator lunar al facturilor.

În plus, utilizarea unui singur sistem integrat oferă clientului o transparență mai mare asupra cheltuielilor sale directe. Prin colectarea într-un singur sistem a tuturor datelor provenite din mii de achiziții, devine posibilă analiza acestor informații pentru a ajuta clientul să își evalueze performanța prin comparație și să își îmbunătățească strategia de achiziții indirecte pe viitor.

Integrarea propriu-zisă a fost realizată în colaborare de experți tehnici din ambele părți, un specialist eCommerce dedicat din cadrul RS coordonând procesul de la început până la sfârșit.

Având în vedere numărul mare de variabile implicate în configurare, echipele au analizat și documentat procesul actual al clientului pentru a se asigura că noul proces îl va urma cât mai îndeaproape posibil, astfel încât să se obțină rezultatul dorit și să fie colectate într-un singur sistem toate datele de achiziții necesare. După efectuarea unor teste riguroase, sistemul final a fost lansat în exploatare, iar RS a continuat să monitorizeze conexiunea timp de o lună înainte ca proiectul să fie închis ca o integrare reușită.

În cele din urmă, datele provenite din sistemul de eProcurement pot fi utilizate de client pentru a avea un control mai bun asupra stocurilor sale. Având o imagine clară asupra produselor achiziționate, este posibilă crearea unui profil de stoc bazat pe consumul real. Acest lucru înseamnă că clientul trebuie să păstreze doar stocurile pe care le utilizează efectiv (în special pentru a face față lucrărilor de mentenanță neplanificate), în timp ce produsele costisitoare care nu sunt utilizate în mod regulat pot fi comandate atunci când sunt necesare, folosind gama de opțiuni de livrare oferite de RS.