Reducerea costurilor de proces cu eProcurement

Cum un mare producător de automobile și-a redus costurile de proces prin eProcurement

Echipele de achiziții și inginerii se confruntă cu mai multe provocări în ceea ce privește întreținerea, repararea și exploatarea activelor și instalațiilor organizației lor. Lanțul de aprovizionare pentru materiale indirecte este complex din cauza numărului de părți interesate implicate, a unei baze de aprovizionare fragmentate și a numărului de produse care sunt împărțite pe categorii. În plus, există o presiune constantă din partea managementului superior pentru a reduce costurile.
Fiind unul dintre cei mai mari furnizori industriali, RS se află într-o poziție unică de a înțelege nevoile complexe ale clienților săi și de a ajuta aceste companii să-și eficientizeze procesele și să creeze eficiență a costurilor.
Faptul crucial pe care trebuie să îl aprecieze organizațiile este că costurile indirecte ale procesului de achiziție pot fi de două ori mai mari decât suma cheltuită pentru produsele în sine. Așadar, dacă organizația dvs. cheltuiește 100.000 USD pentru achiziționarea de produse pe parcursul unui an, veți cheltui încă 200.000 USD pe costuri de procesare sau „soft”.

Provocarea

Un exemplu al modului în care RS a lucrat cu o organizație pentru a îmbunătăți procesul de achiziții indirecte este relația noastră cu unul dintre cei mai mari producători de automobile. Folosind RS ca unul dintre furnizorii lor cheie pentru produse MRO, ei s-au confruntat cu plasarea unor volume mari de comenzi tranzacționale reduse în cadrul organizației lor. Fiecare celălalt plasat a trebuit să treacă printr-un proces manual de rechiziție și să fie introdus manual în sistemul lor local ERP (Enterprise Resource Planning).
Acest lucru a cauzat dublarea lucrărilor pentru departamentul de achiziții și, în consecință, timpii de procesare (și costurile aferente) pentru fiecare comandă au fost mari, deoarece fiecare comandă ridicată în afara sistemului eProcurement propriu al companiei a necesitat ca o comandă de achiziție internă să fie ridicată și adăugată în sistem. . Având în vedere numărul de tranzacții implicate într-o organizație de această dimensiune, acest lucru a adăugat în mod semnificativ volumul de muncă al echipelor de achiziții.
Ca atare, există o valoare semnificativă în reducerea costurilor de proces, mai degrabă decât concentrarea doar pe prețul de achiziție.
În plus, clientul dorea să aibă o mai mare vizibilitate a cheltuielilor sale indirecte la furnizorii cheie de la care cumpărau în mod regulat, astfel încât să poată identifica mai bine oportunitățile de economisire a costurilor și eficiență. Ca atare, compania a dorit să integreze aceste sisteme în sistemul său de eProcurement.

Soluția

RS a fost aleasă să facă parte din prima fază a furnizorilor cu care producătorul de mașini dorea să se integreze. Acest lucru s-a datorat gamei extinse de produse a RS, ceea ce a însemnat că ar putea acoperi toate nevoile din categoria de produse ale clienților, precum și experienței tehnice pe care RS o are cu implementările eProcurement.
Pentru a asigura întreruperi minime pentru ingineri și pentru a oferi în continuare acces la produse, date tehnice, imagini și disponibilitate în stoc, a fost folosită o capacitate numită PunchOut. Acest lucru oferă o conexiune sigură la site-ul web al RS din cadrul modulului eProcurement al clienților. Utilizarea PunchOut înseamnă că utilizatorii finali de la producătorul de automobile pot deschide o comandă de achiziție (PO) în propriul sistem, pot accesa site-ul web RS și pot construi un coș de produse, care este apoi retras în sistemul lor. Când detaliile coșului sunt primite, acesta completează automat OP-ul cu toate detaliile de care clientul are nevoie, gata să fie trimise (prin orice aprobări interne) direct către RS pentru procesare.

Rezultatul

Acest nou proces simplificat a redus semnificativ timpul de proces pentru plasarea comenzilor, menținând în același timp autonomia utilizatorilor finali de a face singuri achizițiile. Acest lucru eliberează timp atât pentru echipa de achiziții, cât și pentru utilizatorii finali pentru a se concentra pe activități cu valoare adăugată în rolurile respective.
Costurile totale ale procesului „soft” au fost reduse de la 261.000 USD la 165.812 USD – o economie de puțin peste 95.000 USD. Acest lucru a fost realizat prin reducerea timpului de procesare a comenzii de la o medie de 89 de minute la doar 56 de minute. Acest lucru se reduce la doar 7 minute pentru a ridica o comandă (jumătate din procesul de hârtie anterior), obținerea autorizației în 6 minute (jumătate din procesul anterior) și eliminând necesitatea de a confirma prețul/disponibilitatea produsului datorită accesului instantaneu la acest informații (eliminând 11 minute din procesul anterior). În plus, nu este nevoie să plătiți facturi individuale în fiecare lună, RS furnizând un singur rezumat lunar al facturii.
Costurile totale ale procesului „soft” au fost reduse de la 261.000 USD la 165.812 USD – o economie de puțin peste 95.000 USD. Acest lucru a fost realizat prin reducerea timpului de procesare a comenzii de la o medie de 89 de minute la doar 56 de minute. Acest lucru se reduce la doar 7 minute pentru a ridica o comandă (jumătate din procesul de hârtie anterior), obținerea autorizației în 6 minute (jumătate din procesul anterior) și eliminând necesitatea de a confirma prețul/disponibilitatea produsului datorită accesului instantaneu la acest informații (eliminând 11 minute din procesul anterior). În plus, nu este nevoie să plătiți facturi individuale în fiecare lună, RS furnizând un singur rezumat lunar al facturii.
Datorită numărului mare de variabile implicate în configurare, echipele au trasat procesul curent al clienților pentru a verifica dacă noul proces îl va urma cât mai îndeaproape posibil pentru a obține rezultatul dorit și pentru a se asigura că toate datele de achiziție necesare au fost capturate. într-un singur sistem. După teste riguroase, sistemul final a intrat în funcțiune, iar RS a continuat să monitorizeze conexiunea pentru prima lună înainte ca proiectul să fie închis ca o integrare de succes.
În cele din urmă, datele din eProcurement pot fi folosite de client pentru a păstra un control mai bun asupra inventarului său. Având o vedere clară a ceea ce este achiziționat, este posibil să creați un profil de stoc bazat pe consumul real. Aceasta înseamnă că clientul trebuie să păstreze doar stocul pe care îl folosește de fapt (în special pentru a face față întreținerii neplanificate), în timp ce articolele costisitoare care nu sunt utilizate în mod regulat pot fi comandate atunci când sunt necesare, utilizând gama de opțiuni de livrare a RS.