Reducerea costurilor de proces cu eProcurement

Cum un mare producător de automobile și-a redus costurile de proces prin eProcurement

Echipele de achiziții și inginerii se confruntă cu multe provocări în acțiunile de reparare și întreținere. Lanțul de aprovizionare pentru materiale este complex din cauza numărului de părți implicate, a unei baze de aprovizionare fragmentate și a numărului de produse care sunt împărțite pe categorii. În plus, există o presiune constantă din partea managementului superior pentru a reduce costurile.

Fiind unul dintre cei mai mari furnizori industriali, RS, se află într-o poziție unică de a înțelege nevoile complexe ale clienților săi și de a ajuta aceste companii să-și eficientizeze procesele.

Un fapt concret de care organizațiile ar trebuii să fie conștiente este că costurile cu procesul de achiziție pot fi de două ori mai mari decât suma cheltuită pentru cumpărarea produselor. Așadar, dacă organizația dvs. cheltuie 100.000 USD pentru achiziționarea de produse pe parcursul unui an, veți cheltui încă 200.000 USD pe costuri de procesare sau „soft”.

Provocarea

Un exemplu al modului în care RS a lucrat cu o organizație pentru a îmbunătăți procesul de achiziții este colaborarea noastră cu unul dintre cei mai mari producători de automobile.

Folosind RS ca unul dintre furnizorii lor cheie pentru produse MRO, ei s-au confruntat cu plasarea unui volum mare de comenzi cu valoare redusă. Fiecare comandă plasată a trebuit să treacă printr-un proces manual de achiziție și să fie introdusă manual în sistemul lor local ERP (Enterprise Resource Planning). Acest lucru a provocat dublarea muncii pentru departamentul de achiziții. În consecință, timpii de procesare (și costurile aferente) pentru fiecare comandă au fost mult mai mari decât ar fi fost în mod normal.

În urma acestei analize s-a observat că acest client acordă o importanță mai mare pentru reducerea costurilor de proces, decât pentru analiza prețului de achiziție. În plus, clientul dorea să aibă o mai mare vizibilitate a cheltuielilor, astfel încât să poată identifica mai bine oportunitățile de economisire.

Soluția

RS Components a fost primul furnizor ales de către producătorul de automobile pentru integrarea unui sistem eProcurement. Acest lucru s-a datorat portofoliului extins de produse, care acoperă toate nevoile clientului, dar și pentru beneficiile acordate de platformă.

Pentru a se asigura întreruperi minime pentru ingineri și pentru a oferi în continuare acces la produse, date tehnice, imagini și stoc, a fost folosită o platformă numită PunchOut. Acestă platformă oferă o conexiune sigură între site-ul web și sistemul eProcurement al clienților. 

Utilizarea PunchOut înseamnă că utilizatorii finali de la producătorul de automobile pot deschide o comandă de achiziție în propriul sistem, pot accesa site-ul web RS și pot construi un coș de produse, care este apoi transferat în sistemul lor. Când detaliile coșului sunt primite, acesta completează automat OP-ul cu toate detaliile de care clientul are nevoie, gata să fie trimise (prin orice aprobări interne) direct către RS pentru procesare.

Rezultatul

Integrarea a redus semnificativ timpul de lucru pentru plasarea comenzilor dar în acelasi timp și costurile. De la o medie de 89 de minute la doar 56 de minute. Costurile totale ale procesului „soft” au fost reduse de la 261.000 USD la 165.812 USD – o economie de puțin peste 95.000 USD.

În medie s-a obținut 7 minute pentru a derula o comandă, 6 minute pentru obținerea autorizației (jumătate din procesul anterior) și s-a eliminat necesitatea de a confirma prețul/disponibilitatea produsului, datorită accesului instantaneu la aceste informații (eliminând 11 minute din procesul anterior). În plus, nu este nevoie să plătiți facturi individuale în fiecare lună, RS furnizează lunar o singură factură.

Datorită numărului mare de variabile implicate în configurare, echipele au trasat procesul curent al clienților pentru a verifica dacă noul proces îl va urma cât mai îndeaproape posibil pentru a obține rezultatul dorit și pentru a se asigura că toate datele de achiziție necesare au fost capturate, într-un singur sistem. După teste riguroase, sistemul final a intrat în funcțiune, iar RS a continuat să monitorizeze conexiunea timp de o lună, înainte ca proiectul să fie închis ca o integrare cu succes.

În cele din urmă, datele din eProcurement pot fi folosite de client pentru a păstra un control mai bun asupra inventarului său. Clientul acum poate vedea clar ceea ce se achiziționează și poate crea un profil de stoc bazat pe consumul real. Astfel, clientul trebuie să păstreze doar stocul pe care îl folosește de fapt, în timp ce articolele, care nu sunt utilizate în mod regulat, pot fi comandate atunci când sunt necesare.